Praktiku soovitused | Kuidas teha Teams'i postitusi

Microsoft Teams on ülimalt võimas tööriist, õigemini tööriista kohver, mille roll täna ettevõtetes varasemast olulisem. Kui Teams'ile midagi ette heita, siis seda, et info kipub seal ära kaduma ja märkamatuks jääma. Selleks, et info siiski jõuaks õigeaegselt õigete inimesteni ja oleks ka hiljem leitav, saab ühtteist ise ära teha.

Mõned elementaarsed soovitused Teams'is posituste tegemiseks:

Pealkirjasta oma postitused

Ilma pealkirjata postitamine on samaväärne e-kirja saatmisega ilma Subject rea täitmiseta. Selliseid kirju ei peaks avama ja selliseid postitusi samuti lugema ei kiputa. Teamsi seinal kaovad pealkirjata postitused kohe eriti lihtsalt muu infovoo sisse.

Teamsi postituste pealkirjastamiseks tuleb klõpsata all A tähe ja pintsli kujutisega ikoonil (Format). Sellel ikoonil klõpsamine annab palju lisavõimalsui oma postituse märgatavaks muutmiseks, sh saab märkida postitust prioriteetseks.

Viimast funktsiooni tuleb kasutada tõesti äärmisel vajadusel. Kui kõik postitused seinal muutuvad prioriteetseks, siis ei ole seda neist ükski.

Vasta vastusega, mitte uue postitusega

Üks häirivamaid ja segadust tekitavamaid nähtuseid Teamsi seinal on see, kui postitusele vastatakse uue postitusega. Kui keegi käivitab arutelu, siis see arutelu jätkugu konkreetse postituse all. Selleks on iga postituse all nupp "Reply".

Lisa postitusele failid, mitte lingid

Kui teie organisatsioon kasutab failihalduseks samuti Teamsi keskkonda, siis on failide õige käsitlemine eriti tähtis. See tähendab, et failistruktuur tuleb hästi läbi mõelda ja seda struktuuri ka järgida. Nüüd, kui failid talletatakse õigetesse kaustadesse, on oluline, kuidas postitustes failidele viidatakse.

Kui kopeerida Teamsis seinale link failile, siis see tekitab jälle asjatult müra. Kui laadida fail üles postitusse, paigutatakse see fail lahtiselt juurkataloogi ja seal tekib kaos.

Mõistlik on kasutada kirjaklambri ikooniga tähistatud Attatch funktsiooni ja viidata juba õigesse kausta paigutatud failile (Browse teams and Channels viib failistruktuuri juurde). Siis tekib seinale ikoon korrektse failinimega ja viitega failiformaadile, mitte 4-5 rida pikk link.

Adresseeri postitused õigesti

Nagu muudeski sotsiaalmeedia platvormides, toetab ka MS Teams (ja ka muu MS ökosüsteem) kasutajate ja meeskondade adresseerimist @ märgi abil.

Adresseerides postituse sees konkreetseid inimesi, kelle jaoks postituse sisu võib eriti tähtis olla, on suure tõenäosus, et see ka nendeni jõuab. Samas, siinkohal tuleb silmas pidada, et kui postitus on oluline ainult ühele-kahele inimesele, siis see ei peaks üldse üldisele seinale ilmuma ja see vestlus tuleks pidada eraldi e-kirja vahendusel, kõnes, videokoosolekus või Teamsi Chat-is.

Kui tahta kogu Teami (tiimi, meeskonna, kasutajagrupi) tähelepanu tõmmata, siis on võimalik ka mainida kogu Team-i. See ilmutab punase ikooni Teamsi tööriistaribale ja juhib tähelepanu, millisesse vestlusesse peab piiluma.

Kogu adresseerimise teema juures tasub väga kriitiliselt mõelda, kelle tähelepanu tahetakse saada ja kui oluline see tegelikult on. Olgugi, et hetkes tundub, et kõik postitused on olulised, ei ole need seda ometi alati ja kindlasti mitte kõigi jaoks.

Salvesta olulised vestlused

Selleks, et olulised postitused oleksd hõlpsasti hiljem leitavad, on Teams'is funktsionaalsus postituste salvestamiseks. Klikka postituse juures kolma punkti ikoonil ja vali "Save this message". Salvestised ilmuvad sinu profiili ikooni alla "Saved" valikusse.

Vaata lisaks või küsi pakkumist

Lepi kokku tasuta konsultatsioon >

Microsoft Office 365 kontoritööpaketid ettevõttele >

Microsofti tootejuht: Mihkel Kägo
Mobiil: +372 505 0578
E-post: mihkel.kago@max.ee